Organisasi Setum TNI

 

 Sekretariat Umum TNI yang disingkat Setum TNI adalah Badan Pelayanan Mabes TNI yang berkedudukan langsung di bawah Panglima TNI, dalam pelaksanaan tugas sehari-hari di bawah koordinasi Kepala Staf Umum TNI.       

            Setum TNI bertugas menyelenggarakan dan mengendalikan administrasi umum dan tata kearsipan untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas di lingkungan TNI serta tugas-tugas kesekretariatan umum di lingkungan Mabes TNI.

             Organisasi Setum TNI disusun sebagai berikut:

a.         Unsur Pimpinan.   Kepala dan Wakil Kepala.

b.       Unsur Pelayanan.   Tata Usaha dan Urusan Dalam, disingkat Taud dipimpin oleh seorang Kepala.

c.         Unsur Staf dan Pelaksana.

1)        Bagian Administrasi Umum disingkat Bagminu dipimpin oleh seorang Kepala.

2)        Bagian Khusus disingkat Bagsus dipimpin oleh seorang Kepala.

3)        Depo Arsip dipimpin oleh seorang Kepala.

Gambar 3.1.

Struktur Organisasi Setum TNI

 

Untuk menjelaskan cara kerja organisasi sehingga diperoleh suatu kepastian bagaimana suatu kegiatan harus dilaksanakan.   Berikut ini akan dijelaskan uraian tugas mulai dari tingkat top manager (Pimpinan) hingga tingkat middle manager (Kepala Bagian/Depo dan Kepala Sub Bagian/Depo).

1.         Kasetum/Wakasetum TNI

Kepala Setum TNI dijabat oleh seorang Pati TNI bintang satu, bertanggung jawab kepada Panglima TNI atas pelaksanaan tugas dan kewajibannya dan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari di bawah koordinasi Kasum TNI dengan tugas dan kewajiban sebagai berikut:

a.         Memberikan pertimbangan dan saran kepada Panglima TNI mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan bidangnya.

b.         Memimpin dan mengawasi penyelenggaraan fungsi Setum TNI.

c.         Mengoordinasikan penyelenggaraan administrasi umum TNI dan tata kearsipan TNI di lingkungan TNI.

d.         Bertindak sebagai sekretaris dalam rapat-rapat yang diselenggarakan dan/atau diikuti Panglima TNI.

Wakil Kepala Setum TNI dijabat oleh seorang Pamen TNI berpangkat Kolonel (Pemantapan), sebagai pembantu utama Kasetum TNI dengan tugas dan kewajiban sebagai berikut:

a.         Mengoordinasikan dan mengawasi semua pekerjaan/kegiatan staf dan unsur pelaksana Setum TNI.

b.         Menyampaikan saran dan pertimbangan staf kepada Kasetum TNI.

c.          Mewakili Kasetum TNI apabila Kasetum TNI berhalangan dalam melak-sanakan tugas dan kewajibannya.

d.         Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kasetum TNI.

2.         Bagian Administrasi Umum Setum TNI

Kepala Bagian Administrasi Umum (Kabagminu) dijabat oleh seorang Pamen TNI berpangkat Kolonel (promosi), sebagai staf pelaksana dalam bidang penyelenggaraan dan pengendalian administrasi umum, pelayanan pos TNI dan melaksanakan evaluasi dan pengembangan aplikasi Minu TNI di lingkungan TNI sesuai dengan perkembangan administrasi negara serta tugas-tugas lain yang diberikan Kasetum TNI.  Kabagminu mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut:

a.         Menyelenggarakan tulisan dinas untuk Panglima TNI.

b.         Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian administrasi umum termasuk cap dinas di lingkungan TNI.

c.         Menyelenggarakan proses kegiatan surat masuk dan surat keluar serta tata naskah di lingkungan Mabes TNI. 

d.         Menyelenggarakan penyimpanan semua naskah pertinggal tulisan dinas pada tahun berjalan.

e.         Menyelenggarakan evaluasi dan pengembangan administrasi umum TNI sesuai dengan perkembangan administrasi negara dan ilmu pengetahuan serta teknologi.

f.          Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kasetum TNI.

Kabagminu dibantu oleh tiga orang Kepala Subbagian yang masing-masing dijabat oleh seorang Pamen TNI berpangkat Letkol/PNS setingkat sebagai berikut:

a.         Kepala Subbagian Surat Menyurat (Kasubbag Surat Menyurat), dengan tugas dan kewajiban sebagai berikut:

1)        Merencanakan kegiatan surat menyurat di lingkungan Mabes TNI dengan sistem satu pintu (one door policy).

2)        Melaksanakan pengendalian dan pengawasan kegiatan surat menyurat di lingkungan Mabes TNI.

3)        Menyusun dan membuat laporan kegiatan surat menyurat secara berkala.

4)        Dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya bertanggung jawab langsung kepada Kabagminu Setum TNI.

b.         Kepala Subbagian Tata Naskah dan Pengendalian Administrasi Umum (Kasubbag Takah Dalminu), dengan tugas dan kewajiban sebagai berikut:

1)        Merencanakan kegiatan Subbag Tata Naskah dan Pengendalian Minu TNI.

2)        Melaksanakan pengendalian dan pengawasan kegiatan peredaran Takah di lingkungan Mabes TNI.

3)        Melaksanakan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan Minu TNI di lingkungan TNI.

4)        Menyusun dan membuat laporan kegiatan pengendalian dan pengawasan kegiatan Minu TNI.

5)        Dalam melaksanakan tugasnya, Kasubbag Takah Dalminu bertanggung jawab kepada Kabagminu Setum TNI.

c.         Kepala Subbagian Pos (Kasubbag Pos).  Kasubbag Pos merupakan pelaksana utama tugas Kabagminu Setum TNI dalam bidang penerimaan dan pendistribusian surat, naskah, dan tulisan dinas/umum, dengan tugas dan kewajiban sebagai berikut:

1)        Merencanakan kegiatan Subbag Pos Bagminu Setum TNI.

2)        Melaksanakan pengendalian dan pengawasan seluruh kegiatan Subbag Pos Bagminu Setum TNI.

3)        Menyusun dan membuat laporan kegiatan Subbag Pos Bagminu Setum TNI secara berkala.

4)        Dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya bertanggung jawab kepada Kabagminu Setum TNI.

3.         Bagian Khusus Setum TNI

            Kepala Bagian Khusus (Kabagsus).  Kabagsus dijabat oleh seorang Pamen TNI berpangkat Kolonel (promosi), sebagai staf pelaksana dalam bidang administrasi khusus dan produksi naskah-naskah serta kegiatan khusus yang ditugaskan Kasetum TNI.   Kabagsus mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut:

a.         Menyelenggarakan penyusunan dan pengendalian perencanaan administrasi serta evaluasi pelaksanaan program kerja Setum TNI dalam rangka pembinaan satuan.

b.         Membantu penyiapan kegiatan acara rapat/upacara dan menyusun laporan notulen rapat, baik di lingkungan Mabes TNI maupun kegiatan di luar Mabes TNI yang diikuti oleh Panglima TNI.

c.          Menyelenggarakan kegiatan liaison dan tata usaha yang berhubungan dengan administrasi dan tugas-tugas khusus Setum TNI.

d.         Menyelenggarakan produksi naskah-naskah yang berkaitan dengan tulisan dinas.

Kabagsus dibantu oleh dua orang Kepala Subbagian yang masing-masing dijabat oleh seorang Pamen TNI berpangkat Letkol/PNS setingkat sebagai berikut:

a.         Kepala Subbagian Khusus (Kasubbagsus).  Kasubbagsus merupakan staf pelaksana dalam bidang perencanaan, laporan, acara dan kegiatan khusus, dengan tugas dan kewajiban sebagai berikut:

1)        Merencanakan pelaksanaan kegiatan Subbagsus.

2)        Melaksanakan pengawasan dan pengendalian kegiatan Subbagsus.

3)        Membuat laporan kegiatan Subbagsus secara berkala.

4)        Dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya bertanggung jawab kepada Kabagsus.

b.         Kepala Subbagian Produksi (Kasubagprod).   Kasubbagprod merupakan unsur pelaksana bagian khusus dalam bidang produksi tulisan dinas dan tulisan umum, dengan tugas dan kewajiban sebagai berikut:

1)         Merencanakan pelaksanaan kegiatan Subbagprod Bagsus Setum TNI.

2)         Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap kegiatan Subbagian Produksi (Subbagprod).

3)         Menyusun laporan kegiatan Subagprod secara berkala.

4)         Dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya bertanggung jawab kepada Kabagsus.

4.         Depo Arsip Setum TNI

            Kepala Depo Arsip (Kadepo Arsip) dijabat oleh seorang Pamen TNI berpangkat Kolonel (promosi) sebagai staf pelaksana dalam bidang kearsipan dan tugas-tugas lain yang diberikan Kasetum TNI.    Kadepo Arsip mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut:

a.         Menyelenggarakan pengelolaan arsip TNI tingkat II dan III untuk lingkungan Mabes TNI dan arsip tingkat IV dari arsip tingkat III Angkatan.

b.         Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian bidang kearsipan tingkat III di lingkungan Mabes TNI dan Angkatan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas TNI.

c.         Mengirimkan arsip-arsip TNI yang bernilai permanen ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

d.         Memberikan pelayanan penyajian arsip dan perpustakaan arsip secara terbatas.

e.         Menyelenggarakan evaluasi dan pengembangan pengelolaan kersipan di lingkungan TNI.

f.          Menyelenggarakan pemusnahan arsip. 

Kadepo Arsip dibantu oleh dua orang Kepala Subdepo yang masing-masing dijabat oleh seorang Pamen TNI berpangkat Letkol/PNS setingkat sebagai berikut:

a.         Kasubdepo II dan III, dengan tugas dan kewajiban sebagai berikut:

1)        Merencanakan kegiatan pengelolaan arsip II dan III (arsip dari Mabes TNI yang berusia simpan 2 s.d. 5 tahun, dan 5 s.d. 10 tahun).

2)        Melaksanakan pengendalian dan pengawasan kegiatan Subdepo Arsip II dan III.

3)        Mengupayakan perluasan khasanah arsip dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas di lingkungan Mabes TNI.

4)        Menyusun laporan kegiatan Subdepo Arsip II dan III secara berkala.

5)        Dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya bertanggung jawab langsung kepada Kadepo Arsip Setum TNI.

b.         Kasubdepo IV dan Evaluasi Pengembangan disingkat (Kasubdepo IV dan Evbang), dengan tugas dan kewajiban sebagai berikut:

1)        Melaksanakan dan asistensi atas penerapan sistem kearsipan, baik di lingkungan Mabes TNI maupun Angkatan.

2)        Merencanakan program pengkajian dan pengembangan sistem dalam rangka penyempurnaan sistem, sarana, dan prasarana serta pendayagunaan sumber daya manusia bidang kearsipan di lingkungan TNI.

3)        Melaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan instansi lain/ANRI dalam rangka kemajuan kearsipan TNI.

4)        Melaksanakan pengelolaan arsip IV yang dikirim oleh Pelakar III tiap-tiap Angkatan.                      

5)        Melaksanakan tugas-tugas dokumentasi dan perpustakaan secara terbatas.

5.         Tata Usaha dan Urusan Dalam

            Kepala Tata Usaha dan Urusan Dalam (Kataud) dijabat oleh seorang Pamen berpangkat Letnan Kolonel (Letkol) (Promosi)  adalah unsur bantuan staf di bidang pelaksanaan tata usaha, administrasi personel, keuangan, materiil, dan urusan dalam di lingkungan Setum TNI.  Dengan tugas dan kewajiban sebagai berikut:

a.         Menyelenggarakan pengurusan administrasi personel, keuangan dan materiil dalam rangka menunjang program kerja Setum TNI.

b.         Menegakkan Peraturan urusan Dinas Dalam (PUDD) di lingkungan Setum TNI.

c.         Menyelenggarakan pengamanan personel, materiil, dan berita di lingkungan Setum TNI.

d.         Melaksanakan tugas administrasi lainnya yang berkaitan dengan kepentingan/tugas di lingkungan Setum TNI.

Kataud dibantu oleh empat orang Kepala Urusan yang masing-masing dijabat oleh seorang Pama TNI berpangkat Kapten/PNS setingkat sebagai berikut:

a.         Kepala Urusan Tata Usaha (Kaurtu).    

b.         Kepala Urusan Personalia (Kaurpers).

c.          Kepala Urusan Keuangan (Kaurku).  

d.         Kepala Urusan Dalam (Kaurdal).